E-Rechnungspflicht ab 2025 – was sich für dich ändert

Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können; ab 2027 wird die Ausstellungspflicht schrittweise ausgeweitet. Für den Rechnungseingang heißt das: mehr Formate, mehr Kanäle, mehr Struktur. Ein Überblick ohne Panik.

Der Zeitplan

Seit 1.1.2025: Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen (EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können
Bis Ende 2026: Übergangsfristen für bestimmte Konstellationen
Ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Umsatz über 800.000 €
Ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen

Was „E-Rechnung“ genau heißt

Eine echte E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Datei nach EN 16931 – als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht.

Warum das den Rechnungseingang verändert

Die Rechnungen kommen künftig auf mehr Wegen an: als XML inPortalen, als ZUGFeRD-PDF per Mail, über Plattformen wie Peppol. Während B2B-Verkäufe in die E-Rechnungspflicht fallen, bleiben deine Verbraucher- und Abo-Verträge (Telekom, Versorger, SaaS) weiterhin klassische Portal-PDFs – der Portal-Abruf bleibt also auch 2025+ nötig.

Was du konkret tun solltest

Empfangskanäle klären: E-Mail-Postfach, Portal-Zugänge, evtl. Peppol-Adresse
Einen strukturierten Eingangsordner aufbauen, in dem XML und PDF zusammenlaufen
E-Rechnungen nicht „irgendwie“ speichern: XML-Dateien brauchen dieselbe Ordnung wie PDFs
RechnungsRadar kombiniert beides: Portal-PDFs und E-Mail-Eingänge in einem Archiv

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist für den Eingang erst einmal eine Organisationsaufgabe, kein Technik-Albtraum. Wer seinen Rechnungseingang ohnehin automatisiert, ist fertig – wer noch manuell sucht, sollte jetzt damit anfangen, weil die Anzahl digitaler Rechnungsquellen weiter steigt.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja, die Empfangspflicht gilt für alle im Inland steuerbaren Unternehmen – unabhängig von der Größe.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML (vor allem für Behörden/B2G), ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide erfüllen die E-Rechnungsanforderungen.