Rechnungen in die Buchhaltung übergeben: Schnittstellen verstehen
Rechnungen herunterladen ist die halbe Miete – sie müssen auch dorthin, wo sie verarbeitet werden. Dieser Artikel erklärt, wie Rechnungsdaten in DATEV, sevdesk, Lexware & Co. landen und welche Anschlusswege es gibt.
Der Klassiker: Exportordner für die Kanzlei
Am verbreitetsten ist der Weg über geteilte Ordner: Rechnungen landen in einem Verzeichnis, das deine Buchhaltung oder Kanzlei synchronisiert (DATEV Rechnungsdatenservice, SharePoint, Dropbox). Der Vorteil: Es funktioniert mit jedem System, der Nachteil: Der Ordner braucht eine klare Benennungs- und Strukturvorgabe.Direkte Cloud-Schnittstellen
- DATEV Rechnungsdatenservice: digitaler Belegeingang direkt in die Kanzlei-Buchhaltung
- sevdesk, Lexware, FASTBILL: nehmen Belege über eigene Upload- oder API-Wege an
- E-Mail-Belegeingang: viele Buchhaltungssysteme akzeptieren Rechnungen an eine persönliche Beleg-E-Mail-Adresse
Wie RechnungsRadar den Weg abkürzt
RechnungsRadar übernimmt die Beschaffung (Portal-Abruf) und macht die Übergabe zum Nebenprodukt: Neue Rechnungen landen automatisch in einem Exportordner deiner Wahl, einheitlich benannt nach konfigurierbaren Schemata – passend zu den Vorgaben deiner Kanzlei. Statt „PDFs suchen, umbenennen, hochladen“ heißt es: einmal konfigurieren, fertig.Best Practices für die Übergabe
- Ein Dateiname-Schema mit deiner Kanzlei abstimmen (meist Datum + Rechnungsnummer)
- Pro Belegquelle (Telefon, SaaS, etc.) einen eigenen Unterordner, wenn die Buchhaltung danach kontiert
- PDFs nie umbenennen, wenn das Tool es schon tut – manuelle Umbenennung ist die größte Fehlerquelle
- Vollständigkeit prüfen: Monatsende-Kontrolle über die Anzahl der Belege im Exportordner
Fazit
Die Schnittstellen-Welt ist einfacher als ihr Ruf: Der Ordner-Weg funktioniert fast überall, DATEV-Anbindungen laufen über die Kanzlei. Das eigentliche Problem ist nicht die Übergabe, sondern die zuverlässige Beschaffung – und die lösst du mit automatischem Portal-Abruf.Häufige Fragen
Brauche ich für den DATEV Rechnungsdatenservice eine DATEV-Lizenz?
Nein, der Rechnungsdatenservice läuft über deine Kanzlei. Du legst nur den Zielordner fest, den RechnungsRadar automatisch füllt.
Kann RechnungsRadar direkt in sevdesk oder Lexware buchen?
RechnungsRadar liefert die PDFs strukturiert an deine Buchhaltung – die Kontierung übernimmt die Buchhaltungssoftware. Der Beleg-Eingang per Ordner oder Beleg-Adresse funktioniert mit allen gängigen Systemen.